Manajemen Pengadaan Proyek

 Hi there! Ho there! Hi there! Who's there? He's there! 

Pada kesempatan kali ini, saya akan membahas secara singkat tentang Project Procurement Management.

Definisi Manajemen Pengadaan Proyek

Sebuah proyek memerlukan material dan sumber daya eksternal untuk mencapai tujuan dari proyek tersebut. Manajemen pengadaan proyek merupakan proses seleksi, koordinasi, dan perawatan barang-barang dan layanan-layanan serta bagian penting dalam penyelesaian suatu proyek. Seorang manajer pengadaan proyek melakukan komunikasi dengan vendor untuk membeli, menyewa, atau melakukan kontrak suatu produk dan layanan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan proyek.  Biasanya seleksi vendor terjadi setelah mereka menawarkan kemitraan dengan bisnis yang membutuhkan produk atau layanan mereka. Kemudian, manajer akan menentukan vendor yang tepat untuk melakukan kemitraan untuk nantinya melakukan negosiasi lebih lanjut untuk mencapai kesepakatan. Manajemen pengadaan proyek biasanya diperlukan oleh berbagai industri yang membutuhkan outsourcing material dan layanan, seperti industri konstruksi, manufaktur, teknologi, finansial, dan lain-lain.

Manfaat Manajemen Pengadaan Proyek

Manajemen Pengadaan Proyek dapat membantu suatu organisasi untuk merincikan negosiasi saat melakukan kontrak untuk penyesuaian kebutuhan proyek dengan lebih baik dan secara umum mampu meningkatkan kualitas dari produk dan layanan dari proyek. Peningkatanan ini mampu meningkatkan kepercayaan stakeholder terhadap keberhasilan proyek dan dapat berdampak kepada investasi dan pembiayaan di kemudian hari.

Proses persiapan dan negosiasi kontrak pada manajemen pengadaan proses dapat membantu suatu organisasi memahami lebih jelas keunggulan dan kekurangan vendor kemitraan yang mampu mengurangi risiko pelanggaran kebijakan dalam kontrak yang mampu menghambat atau memberi dampak buruk bagi keberhasilan proyek.

Manajemen pengadaan proyek dapat membantu suatu organisasi memahami lebih baik biaya yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu proyek dan  membantu dalam seleksi produk dan layanan suatu vendor yang cocok tanpa mengeluarkan lebih banyak dana.

Proses Manajemen Pengadaan Proyek

Perencanaan

Saat merencanakan mengadaan proyek, seorang manajer pengadaan proyek harus memerhatikan aspek-aspek berikut:

• Material dan sumber daya yang diperlukan dan dimiliki
• Kontrak di luar pembelian
• Tanggal pengantaran
• Milestones dan deadline
• Kebijakan hukum
• Standar Keamanan industri dari material dan sumber daya
• Provider dan vendor
• Kriteria kemitraan

Pelaksanaan

Manajer pengadaan proyek akan melakukan komunikasi dengan vendor berhubungan dengan seleksi penawaran, negosiasi, persetujuan, melakukan kontrak, bahkan pembayaran awal suatu produk dan layanan yang dibutuhkan.

Pengendalian

Setelah kontrak aktif, pengendalian dan manajemen perlu dilakukan untuk merawat kemitraan dengan vendor sehingga produk dan layanan yang dibutuhkan sesuai dengan tujuan awal selama proses pelaksanaan proyek. Manajer pengadaan proyek perlu melakukan:

• Evaluasi regular tentang perkembangan proyek
• Mengulas persetujuan pihak yang melakukan kontrak
• Mengulas proses dan kinerja perkembangan vendor 
• Melakukan inspeksi dan audit
• Membentuk urutan kerja
• Melakukan pembayaran tambahan bula diperlukan

Penutupan

Tahap penutupan berkaitan dengan seluruh aktivitas untuk mengakhiri suatu kemitraan dengan vendor, seperti review hasil kerja atau layanan yang telah dikerjakan, negosisasi ulang terhadap perubahan kebijakan dalam kontrak, dan konfirmasi pembayaran yang diberikan dan diterima.

Dokumen yang biasa digunakan dalam pengadaan, sebagai berikut:

Request for Proposal

RPF merupakan dokumen yang dibuat oleh perusahaan, nirlaba, atau agensi  pemerintah untuk sebuah proyek dengan tujuan mengumpulkan ajuan-ajuan dari berbagai vendor dan mengindentifikasi vendor yang cocok dalam penyelesaian proyek. RPF yang bagus mampu menjamin berbagai penawaran daei berbagai vendor, membantu memahami yang tersedia, dan menghemat waktu dalam meneliti setiap vendor. Sebuah RFP harus berisi:

• Sejarah dari perusahaan
• Deskripsi rinci dari proyek, termasuk alasan dibentuk dan tujuan dari proyek
• Penjelasan spesifik tentang kebutuhan berupa material, peralatan, sistem, dan/atau produk yang sesuai
• Dana
• Deadline, milestones, dan penjadwalan proyek
• Perincian yang diberikan vendor
• Deadline pengiriman, informasi kontak, dan tuntunan pengiriman proposal

Request for Quotes

RFQ merupakan sebuah dokumen untuk meminta suplier memberikan penawaran harga untuk berkesempatan dalam berpartisipasi dalam suatu tugas atau proyek. Suatu perusahaan bisa mengirimi RFQ secara tunggal atau memenuhi proses RFP. RFQ memuat biaya dari suplier, kebijakan pembayaran, dan spesifikasi produk yang ditawarkan. 

RFQ bisa digunakan apabila:

• Vendor tekualifikasi telah terdata
• Sudah mengetahui spesifikasi produk atau layanan yang ingin dibeli
• Membeli produk dalam jumlah banyak
• Berencana membeli produk tanpa kustomisasi
• Tidak memerlukan layanan dan rencana perawatan atau dukungan yang termasuk dalam kesepakatan. 

Daftar Pustaka

https://www.indeed.com/career-advice/career-development/project-procurement-management

https://www.wordrake.com/blog/rfp-101-what-is-the-purpose-of-an-rfp#:~:text=An%20RFP%20is%20a%20document,Secure%20offers%20from%20different%20vendors.

https://www.fairmarkit.com/glossary/request-for-quote-rfq#:~:text=What%20is%20a%20request%20for,for%20proposal%20(RFP)%20process.