Proses Bisnis

Hi there! Ho there! Hey there! Who's there? He's there! 

Hai kawan-kawan, kali ini kita akan membahas Proses Bisnis. Seperti biasa, sebelum membahas inti materi, sebaiknya kita membahas beberapa materi penghantar dahulu.

Apa Itu Proses?

Proses adalah serangkaian aksi atau tahapan yang berurut untuk mencapai suatu tujuan.
Dalam sistem informasi, proses adalah sebuah set aktivitas dan sumber daya yang terdefinisi dan menerima masukan (input) dan menghasilkan sebuah keluaran (output), mengubah hal-hal kompleks menjadi lebih sederhana.

Berikut beberapa istilah yang sering digunakan dalam pembahasan mengenai proses:

• Pemasok, pihak terkait sebelum proses yang menjadi objek observasi yang harus menyiapkan input sesuai permintaan pemilik proses.
  a. Internal, pihak dalam perusahaan yang memasok sesuatu kepada rekan kerja perusahaan.
  b. eksternal, pihak luar perusahaan yang memasok sesuatu kepada suatu perusahaan.
  
  
• Pelanggan, pihak terkait setelah proses yang menjadi objek observasi, penerima dan pengguna hasil (output).
  a. Internal, pihak dalam perusahaan yang menggunakan output dari rekan kerja perusahaan.
  b. eksternal, pihak luar perusahaan yang menggunakan output yang dihasilkan perusahaan,
  
  
• Input, segala sesuatu yang menjadi masukan awal ke dalam sebuah proses dapat berupa material (produk dengan ciri fisik), jasa (pekerjaan yang dilakukan), atau informasi (laporan, saran, instruksi, atau data).
  
  
• Output, segala sesuatu yang dihasilkan oleh sebuah proses. Bentuk dari output juga seperti input.

Di dalam kehidupan sehari-hari, kita sudah melakukan hal-hal yang dapat dikatakan sebuah proses, seperti browsing di internet, membeli keperluan di warung, memasak makanan, dan masih banyak lagi.

Fungsi Utama Proses

1. Titik Pemberhentian
   Input sendiri bisa berupa material, peralatan, objek nyata, atau suatu informasi yang  dikonversikan oleh serangkaian aktivitas, sedangkan output berupa produk atau jasa, hasil dari proses.
   Pelanggan merupakan pengguna dari produk atau jasa yang dihasilkan oleh proses. Pelanggan menjadi alasan utama keberadaan proses dan merupakan batasan akhir atau cakupan dari proses.
   Kondisi katalis/Trigger merupakan batasan inisialisasi dari proses yang bersifat mandiri dan merupakan kondisi yang memicu dimulainya proses.
   
   
2. Transformasi
   Fisikal, perubahan atau fisik secara nyata
   Lokasional, pergeseran atau perpindahan lokasi/tempat.
   Transaksional, perubahan transaksi/konseptual secara tak nyata.
   
   
3. Umpan Balik
   Kebutuhan dan harapan pelanggan, atribut-atribut keluaran yang dibutuhkan pelanggan.
   Target pelanggan tertentu, translasi kebutuhan dan harapan pelanggan ke ciri-ciri tertentu dan dapat di kuantisasi untuk mengarahkan kualitas produk/jasa.
   Suara pelanggan, mekanisme umpan balik yang mengukur kepuasan pelanggan terhadap produk/jasa untuk mempelajari apakah keluaran sudah memenuhi kebutuhan dan harapan pelanggan.
   Target proses tertentu, objektivitas, tujuan, dan target yang harus dicapai oleh proses untuk memenuhi kebutuhan dan harapan pelanggan.
   Suara proses, menyediakan informasi di mana proses dapat diukur dan dievaluasi terhadap target tertentu. Penyediaan dilakukan sebelum pelanggan menerima produk/jasa.
   
   
4. Dapat Diulang
   Dapat dieksekusi dengan cara yang sama (repeatable) dan menghasilkan output yang sama pula (consistent).
   
   
   
   

Komponen Proses

• Trigger events, diawali oleh inisiasi yang memicu sebuah proses.
• Input, memiliki modal yang dapat digunakan untuk menjalankan proses.
• Output, menghasilkan keluaran sesuai yang telah disepakati.
• Waktu, lama waktu yang dibutuhkan untuk menjalankan proses.
• Biaya, anggaran yang dibutuhkan agar proses dapat dijalankan.
• Sumber daya, menjalankan dan bertanggung jawab atas proses.

Proses Bisnis

Proses bisnis adalah sekumpulan aktivitas organisasi yang saling terkait serta melibatkan sumber daya tertentu dan dilakukan untuk menghasilkan produk/jasa yang bernilai bagi pelanggan/publik. Proses bisnis harus berkaitan dengan hal-hal berikut ini:

• Memiliki sejumlah kegiatan yang saling bersinergi dalam menghasilkan produk/layanan.
• Melibatkan lebih dari satu unit kerja.
• Memberikan nilai tambah bagi pengguna layanan (berorientasi pada pelanggan).
• Menjadi salah satu alat manajemen mutu dalam organisasi.

Karakteristik Proses Bisnis

• Definitif, harus memiliki batasan, input, dan output yang jelas.
• Urutan, harus terdiri dari aktivitas yang memiliki tahapan yang sesuai dengan ruang dan waktu.
• Pelanggan, harus memiliki suatu penerima hasil proses.
• Nilai tambah, transformasi dalam proses bisnis yang memberikan nilai lebih dari penerimaan.
• Keterkaitan, proses tidak dapat berdiri sendiri, harus terkait dalam struktur suatu organisasi.
• Fungsi silang, pada umumnya memiliki atau mencakup beberapa fungsi sekaligus.

Fungsi Proses Bisnis

• Membantu manajer dalam mengambil keputusan dalam menangani masalah yang ada selama proses bisnis berlangsung.
• Membantu pelanggan untuk memprediksikan kapan proses bisnis dimulai dan diakhiri/dilanjutkan.
• Membantu para pekerja perusahaan agar mengerti proses apa yang menjadi tugasnya dalam menjalani proses bisnis.

Klasifikasi Proses Bisnis

1. Proses Inti, proses yang dimulai dengan identifikasi kebutuhan pelanggan (customer need), persyaratan pelanggan (customer requirement), dan harapan pelanggan (customer expectation) serta diakhiri dengan pengiriman ke pelanggan dan penerimaan pembayaran.
   Pemeriksaan setiap proses bertujuan untuk mengidentifikasi proses mana yang merupakan proses inti dan diutamakan. Dampak dari proses yang tidak dikendalikan dengan baik perlu dipertimbangkan saat melakukan pengujian. Proses inti memiliki ciri sebagai berikut:
   a. Proses-proses yang berhubungan langsung dengan produk yang diberikan kepada pelanggan.
   b. Proses-proses yang mengubah kebutuhan pelanggan menjadi produk keinginan pelanggan.
   
   Proses inti memiliki pengaruh secara langsung dan signifikan terhadap:
   a. Kepuasan pelanggan
   b. Kinerja keuangan dan bisnis perusahaan
   c. Keamanan produk
   d. Memenuhi persyaratan yang ditetapkan peraturan
   
   Berikut proses-proses yang menjadi bagian dari proses inti:
   1. Proses manajemen, proses yang mengendalikan pengoperasian sistem.
   Contohnya manajemen strategis
   2. Proses Operasional, proses yang meliputi bisnis inti dan menciptakan aliran nilai utama.
   Contohnya pembelian, manufaktur, iklan, pemasaran, dan penjualan.
   
   
2. Proses Pendukung, proses yang tidak secara langsung memberikan nilai tambah pada produk, namun perlu dilakukan untuk menjaga keberlangsungan proses inti.
   Contohnya akuntansi, perekrutan, dan pusat bantuan.

Komponen Proses Bisnis

• Memiliki tujuan
• Memiliki batasan
• Memiliki input
• Memiliki output
• Menggunakan sumber daya
• Dimungkinkan melibatkan lebih dari satu unit kerja
• Memberikan nilai tambah bagi pelanggan (berorientasi pada pelanggan)
• Memiliki sejumlah kegiatan yang saling bersinergi dalam menghasilkan produk/layanan.
  
  
  
  
  

Manfaat Proses Bisnis

• Organisasi dapat lebih memfokuskan diri pada kebutuhan pelanggan.
• Organisasi mampu mengendalikan dan memprediksi setiap perubahan di lingkungan dalam/luar.
• Organisasi dapat mengelola hubungan antara satu proses dengan proses lain pada setiap bagian.
• Organisasi dapat mengawas secara sistematik semua aktivitas di setiap proses dari proses bisnis.
• Organisasi dapat dengan mudah menemukan dan memperbaiki kesalahan dalam proses secepat mungkin.
• Organisasi dapat memahami proses setiap perubahan input menjadi output pada proses bisnis.
• Organisasi mampu melakukan pengukuran dalam setiap perubahan pada kondisi perubahan.
• Organisasi dapat memahami setiap proses dan metode dari proses yang benar.
• Organisasi mampu memperbaiki tingkat penggunaan sumber dayanya sehingga dapat menemukan biaya pemakaian sebisa mungkin.

Prinsip Implementasi Proses Bisnis

• Efektivitas, menghasilkan produk/layanan yang sesuai dengan kebutuhan pelanggan/publik.
• Efisiensi, mengurangi penggunaan sumber daya perusahaan dan mengeliminasi birokrasi.
• Adaptif, fleksibel terhadap perubahan lingkungan bisnis.

Berikut contoh dari proses bisnis:

Proses bisnis dari pengoperasian minimarket

1. Memeriksa kondisi inventaris minimarket.

2. Menentukan harga setiap jenis barang jualan.

3. Memberikan label harga pada semua barang jualan.

4. Menampilkan barang jualan di tempat yang tersedia.

5. Membuka minimarket.

6. Melayani pembeli yang berkunjung ke minimarket.

7. Mengemas barang-barang yang dibeli oleh pembeli

8. Menerima pembayaran dari pembeli.

9. Memberikan nota pembayaran kepada pembeli.

10. Menutup minimarket.

11. Mencatat inventaris minimarket.

Tingkatan Pemetaan Proses Bisnis

1. Level 1, sangat luas dan perlu di-breakdown agar menjadi lebih rinci.
   Proses Riset Pemasaran
2. Level 2, Penjabaran dari proses riset pasar di mana terdapat aktivitas wawancara aktivitas analisis, dan seterusnya.
3. Level 3, Penjabaran dari aktivitas wawancara
   menyiapkan pertanyaan, mengajukan pertanyaan, mencatat jawaban, dan seterusnya.

Keterkaitan Proses Bisnis dengan Strategi

Value Chain Analysis

Value chain analysis, alat analisis untuk melihat peranan IS/IT dalam proses bisnis perusahaan.

Dalam value chain analysis, aktivitas kunci dalam proses bisnis yang berkaitan dengan entitas yang berada di luar perusahaan, seperti pemasok, pelanggan (external value chain), dan relasi antar entitas di dalam perusahaan itu sendiri (internal value chain) akan dianalisis kembali.

Seperti halnya dengan seluruh pekerjaan yang dilakukan sehari-hari, proses bisnis ini harus dilakukan dengan teliti dan teratur, mengingat banyak prosedur yang harus dilewati sebelum mencapai akhir dari proses. Perlu direncanakan dengan matang, perlu memaksimalkan keuntungan dan meminimalkan kerugian agar kualitas dari produk/layanan yang dihasilkan sesuai dengan harapan pemilik proses maupun pelanggan. Untuk kepuasan pelanggan, hal ini sangat penting apalagi dalam hal meningkatkan reputasi perusahaan/nama yang kita dan tim bawa.

Referensi

https://yosnex.files.wordpress.com/2017/09/02-materi-sebelum-presentasi-apb-1.pdf

https://stiebanten.blogspot.com/2011/06/analisis-proses-bisnis.html

https://www.oxfordlearnersdictionaries.com/